Reportaje "Licitaciones, Excelentes Utilidades"

Como Participar y Ganar una Licitación de Gobierno.

Al igual que las empresas privadas, las Administraciones Públicas y entidades gubernamentales, necesitan proveerse de bienes, suministros y servicios. El proceso mediante el cual un ente, organismo o entidad perteneciente al sector público, lleva a cabo el proceso de adquisiciones, es a través de concursos o licitaciones públicas; aunque en algunas ocasiones también pueden realizar la adquisición a través de una adjudicación directa, donde la entidad en cuestión, identifica plenamente el producto que desea adquirir, demostrando de esta forma la importancia de que nuestro producto sea previamente presentado y evaluado por dicha dependencia, incrementando de esta forma las posibilidades de éxito y no únicamente se base en precio de producto.

Las licitaciones, de conformidad con los medios que se utilicen, pueden ser: Presencial, Electrónica, o Mixta, y se definen de la siguiente forma:

I.Presencial, en la cual los licitantes exclusivamente podrán presentar sus proposiciones en forma documental y por escrito, en sobre cerrado, durante el acto de presentación y apertura de proposiciones, o bien, si así se prevé en la Convocatoria a la licitación, mediante el uso del servicio postal o de mensajería. La o las juntas de aclaraciones, el acto de presentación y apertura de proposiciones; así como el acto de fallo, se realizarán de manera presencial y los licitantes podrán asistir sin perjuicio de que el fallo pueda notificarse también por escrito.

II.Electrónica, en la cual exclusivamente se permitirá la participación de los licitantes a través de CompraNet, para México o cualquier otro medio gubernamental electrónico, existente en Centro y Sud América. (Utilizando medios de identificación electrónica). La o las juntas de aclaraciones, el acto de presentación y apertura de proposiciones; así como el acto de fallo, sólo se realizarán a través de CompraNet o cualquier sitio web en Centro y Sud América, todo esto, sin la presencia de los licitantes en dichos actos y sin perjuicio de que el fallo pueda notificarse también de forma electrónica.

III.Mixta, en la cual los licitantes, a su elección, podrán participar en forma presencial o electrónica en la o las juntas de aclaraciones, el acto de presentación y apertura de proposiciones; así como en el acto de fallo.

Participación:
La participación de su empresa en una licitación gubernamental, realmente es muy simple, ya que al ser un partner autorizado de eScan, su empresa estará respaldada y tendrá todo el apoyo necesario para cumplir con todos los requerimientos que se pudieran presentar dentro del proceso, ya sea técnicamente y/o comercialmente. El proceso de participación inicia con su registro en el portal gubernamental, para poder realizar consultas sobre adquisiciones en proceso y de esta forma seleccionar la licitación que considere adecuada para consultar y descargar las bases de dicha licitación.

Cuál es el Proceso de una licitación?

Toda licitación, no importando su tipo, consistirá de las siguientes etapas:
I.Publicación de Procedimiento y Bases

II.Acto de Apertura de Procedimiento para Recepción de Propuestas

III. Junta de Aclaraciones y Observaciones

IV. Presentación de Propuesta Técnica y Comercial

V. Análisis de Proposiciones Económicas y Pruebas Técnicas (Gobierno)

VI. Fallo de Adjudicación y Asignación (Gobierno)

VII. Presentación de Inconformidades o apelaciones (Si las hubiera)

VIII. Fallo Definitivo (en el caso de haber presentado alguna inconformidad)

IX. Firma de Contratos y Emisión de Orden de Compra

X. Facturación y Entrega de Producto

XI. Recepción de Contra Recibo para cobro

XII. Pago de Factura.

Si bien, como procedimiento es simple, es necesario tener presente las siguientes consideraciones y no perder de vista que cada proceso involucra necesariamente documentación de respaldo.

Consideraciones y Documentos Respaldo:
La consideración más importante se enfoca en las bases de la licitación, “Los Requerimientos Técnicos”, estos son fundamentales y en la mayoría de los procesos de licitación, se encuentran enfocados en algún producto específico. Si bien es cierto, por ley, las bases de cualquier licitación NO pueden contener nombres de producto, la realidad es que dichas bases se tratan de enfocar y nombrar características técnicas relevantes o exclusivas que solo el producto que desean adquirir las tienen; sin embargo el procedimiento de ley contempla que en el caso de existir alguna característica técnica específica o relevante, deberá ser respaldada por un uso práctico dentro de la dependencia que este licitando y que dicha característica podrá ser desestimada de no integrarse dentro de las mismas bases de la licitación. "Esto es un hecho que en ocasiones la misma dependencia ignora pero que esta especificada en los reglamentos para adquisiciones del sector gubernamental". Dicho lo anterior, el proveedor podrá presentar su propuesta documentada en la junta de aclaraciones y solicitar documentos prácticos que respalden dicho requerimiento técnico, logrando de esta forma desestimar el requerimiento y dejando constancia en el acta de aclaraciones para una posterior posible presentación de inconformidad.

Sobre la base de los requerimientos técnicos emitidos, es importante que la propuesta que el proveedor presentara, integre un cuadro comparativo completo de lo solicitado, contra las características técnicas del producto ofertado y deben ser detalladas en su totalidad.

Los documentos que deben integrarse dentro de la propuesta además de la obvia propuesta económica, son los siguientes:
1. Cuadro comparativo de bases de requerimientos técnicos

2. Folletos detallados del producto(s) ofertado(s), si no los tiene Solicite a su Country Manager.

3. Cuadros comparativos entre eScan y los productos que se crean participaran en dicha licitación. Si no los tiene Solicite a su Country Manager.

4. Certificado de Distribución Vigente, expedido por MicroWorld. Solicite a su Country Manager

5. Carta Fabricante (Carta de respaldo emitida por eScan, específicamente para la presente licitación). Esta se deberá solicitar a su Country Manager con 5 días de anticipación.

6. Certificados ICSALAB, AV-Comparatives, AV-TEST y Posicionamiento de producto Virus Bulleting (Cuadrante RAP). Solicite a su Country Manager.

7. Ligas de Acceso a eScan sitio oficial y eScan Wiki: www.escanav.com y www.escanav.com/wiki

8. TopTen de Empresas y Gobierno que tienen eScan Instalado en su País.


Si no los tiene Solicite a su Country Manager

Precios Especiales:
Con el objeto de asegurar el mejor precio en la licitación, es necesario reportar la cuenta a su country manager y antes de hacerlo, tener claro que marca de producto tiene actualmente instalado la dependencia gubernamental de quien se trate, si es posible el precio anterior o referencia, que otras marcas piensa usted que participaran en la licitación. De esta forma su country manager le podrá proporcionar un precio de venta agresivo que garantice su éxito, al igual que las condiciones de crédito aplicables a la misma.

En Resumen:
Si bien es cierto que participar en licitaciones puede constituir un importante ingreso, debemos de tener en claro que al rapiñar las licitaciones no siempre tendremos éxito; sin embargo, nuestra labor deberá iniciar presentando el producto al personal de informática, otorgando licencias de evaluación y capacitando al personal, meses antes del proceso de que inicie el proceso de licitación. Ello les permitirá tener un mayor control de la cuenta y en la mayoría de los casos, conocer detalles, competidores, precios anteriores y en el mejor de los casos, adecuar los requerimientos técnicos de las bases de la licitación.
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